Secara geografis, wilayah kami termasuk yang cukup jauh dari Roma. Sebab secara teori, kami seharusnya datang ke KBRI di Roma untuk semua urusan dokumen. Karena banyak orang Indonesia lainnya yang tersebar tidak berdomisili di Roma dan sekitarnya, maka pihak KBRI memberi kemudahan secara lokasi. Tepatnya sebagai usaha ‘menjemput bola’.
Bukan hanya Italia yang menjadi wilayah teritorial KBRI Roma, tetapi termasuk Malta, Siprus, dan San Marino. Maka penjatahan Warkons juga harus diatur seadil mungkin.
Terkait protokol kesehatan, jadwal Warkons yang sebelumnya hanya dibuka sehari (biasanya hari Minggu), sekarang menjadi tiga hari berturut-turut. Biasanya digelar pada akhir pekan (Jumat, Sabtu, dan Minggu).
Jumlah pendaftar pun sekarang juga dibatasi. Lebih diutamakan anak kecil dan para lanjut usia. Pengajuan bikin paspor baru juga harus memenuhi persyaratan, yaitu minimal 6 bulan sebelum paspor lama jatuh tempo.
Selain itu pendaftar harus berkomunikasi sebelumnya dengan pihak terkait atau panitia yang ditunjuk, agar bisa mengatur jadwal pertemuan.
Diproses secara cermat
Syarat-syarat yang terlihat mudah, yaitu bawa berkas yang telah disiapkan, mendaftar, sidik jari, foto, dan tandatangan. Namun dalam praktiknya, semua proses membutuhkan waktu minimal 30-40 menit per orang. Pasalnya semua proses harus dikerjakan dengan seksama, secermat mungkin untuk menghindari kesalahan data, baik dalam penulisan, tanda baca, dll.
Setiap pemohon juga perlu menyampaikan daftar dokumen yang dibutuhkan untuk pembuatan atau perpanjangan paspor melalui email terlebih dahulu, sehingga KBRI Roma dapat memasukkan data tersebut dalam SIMKIM.
Pada saat rekam sidik jari dan foto, koneksi dengan SIMKIM di Pusat juga perlu dijaga, sehingga data-data termasuk rekam sidik jari dapat dibaca oleh sistem di Pusat. Tidak jarang, sidik jari yang terekam tidak dapat terbaca sehingga harus dilakukan perekaman ulang.
